Proveedores de correo electrónico

¿Qué es Microsoft Outlook?

En este apartado te mostraremos los principales programas de gestión de correo como Microsoft Outlook y Gmail y la mejor manera de utilizarlos. La finalidad es que aprendas a sacar provecho de las utilidades que presentan y puedas usarlas tanto en tus actividades personales como en tu trabajo. 

Básicamente, y en términos generales, es un programa de gestión de correo electrónico. Fue desarrollado por Microsoft y es uno de los programas que integran el paquete informático de Office 365.

El objetivo de Outlook va más allá de gestionar la recepción y envío de correos. Ofrece funciones que te ayudan a ser más eficiente en el trabajo y a participar en redes colaborativas digitales.

Outlook también te ofrece acceso a una serie de aplicaciones que se asocian a tu cuenta por defecto.

La aplicación de Outlook cuenta con diversas funciones que ayudan a la buena gestión del correo electrónico, la mejora en la organización de tu jornada laboral y una comunicación efectiva con colegas y clientela.

Interfaz Outlook

Con el fin de hacer un mejor uso de Outlook, en este apartado se analizan los elementos básicos de su pantalla de inicio o interfaz.

Aplicaciones Office 365

En el menú del lado izquierdo se podrá encontrar un menú de fácil acceso a las aplicaciones de la paquetería de Microsoft Office 365, esto incluye los programas de ofimática para trabajar con texto, números o presentaciones, en la nube.

Calendario

En la opción de calendario se pueden agendar tareas y eventos, además de programar alarmas para recordatorios.
Dentro de la aplicación de calendario, también se pueden hacer videollamadas a través de la herramienta Teams, que es propiedad de Microsoft.

Bandeja de entrada

En la Bandeja de Entrada se encuentran todos los correos recibidos. Se puede seleccionar un correo concreto y en la parte derecha ver su contenido.

Es una visualización muy práctica, ya que permite no tener que estar abriendo cada correo.

Mensaje Nuevo

Para mandar un correo hay que hacer clic en este botón. Como ya se mencionó anteriormente, ahí se insertarán las direcciones de correo electrónico de las personas involucradas y el mensaje de manera clara y concreta.
Y no hay que olvidar agregar la firma electrónica al final del correo.

Filtrar

A través de esta pestaña se podrán filtrar los correos a través de "No leídos", "Leídos", entre otros. Asimismo, se podrán ordenar por fecha, remitente, tamaño, importancia, etc.

Búsqueda

Para realizar una búsqueda dentro del correo se puede utilizar este espacio. Se sugiere buscar por nombre de remitente, título de correo o palabras clave.

Visualizar contenido

En este espacio se puede visualizar el contenido de cada correo que haya en la Bandeja de Entrada.

Decidir qué hacer con un mensaje

Al seleccionar un mensaje, aparecerá en la parte superior un menú de opciones, que permitirán la gestión de tus correos. Las funciones son:

• Eliminar: si se desea borrar el correo.
• Archivo: si se desea guardar el correo y agregar a alguna carpeta.
• No deseado: opción que identifica los correos que no son bienvenidos en la bandeja de entrada.
• Limpiar: programar acciones específicas para todos los correos de esa dirección electrónica.
• Mover a: se podrá llevar ese mensaje concreto a alguna carpeta específica.
• Categorizar: etiquetar los correos según temática o color.
• Posponer: asignar un horario de atención a ese correo.

El aspecto de Outlook es muy intuitivo y cuenta con muchas opciones. Su gran ventaja es que desde aquí puedes acceder a herramientas ofimáticas, como Word o Excel, para trabajar con texto y números.

Gmail

Gmail es la aplicación de correo electrónico de Google, que también se encuentra integrado en un paquete de programas muy parecidos a los de Outlook. Al igual que cualquier gestor de correo electrónico, tiene como objetivo gestionar la recepción y envío de mensajes, pero su alcance va más allá.

Ofrece el uso gratuito de aplicaciones para mejorar el trabajo de tu día a día.

• Agenda y calendario de eventos.
• Administración de tareas.
• Espacio en la nube (Drive) y trabajo colaborativo.
• Disponibilidad de instalación en móviles.
• Vinculación con el sistema de videollamadas Meet, programa parecido a Teams.
• Vinculación con otras aplicaciones del kit productivo de Google: Maps, navegador GPS con voz, Traductor, herramienta de traducción automática, Chrome, navegador web, YouTube, para ver vídeos, Calendar, calendario online, Drive, sitio en la nube para guardar, consultar y compartir archivos, Fotos, un sitio donde organizar todas tus fotografías o Meet, que como veíamos en el punto anterior es un programa para realizar videoconferencias.

Lo más interesante de las opciones que proporciona Gmail es que da acceso a otras aplicaciones desde la misma interfaz. Google cuenta con más de 100 aplicaciones que cubren casi todos los ámbitos del mundo digital. Además, toda persona que abre una cuenta de correo en Gmail tiene de entrada un espacio gratuito en la nube de 15 GB, lo que supone disponer de un lugar donde guardar muchos archivos e información de forma segura.

Gmail, además de ser un programa de gestión de correo electrónico, da acceso a todo tipo de aplicaciones que promueven el trabajo colaborativo en entornos virtuales, es decir, favorece el trabajo entre varias personas.

Interfaz Gmail

A continuación, puedes observar algunas funciones básicas de la interfaz de Gmail.

Redactar

Así de sencillo se pueden crear los correos que hay por enviar. Se abre una ventana en el lado inferior derecho.

Recibidos

En esta sección se alojan todos los correos que recibes. Como ya se ha mencionado, Gmail organiza la entrada de los correos en Principal, Social y Promociones.

Videollamadas

En esta sección puedes crear videollamadas de manera inmediata y compartir con las personas interesadas. Esta herramienta se encuentra en la misma interfaz y es de gran ayuda cuando hay necesidad de reunirte con alguien de manera inmediata.

Chat

Aquí se encuentran los chats con las personas de interés. Recuerda que son mensajes directos y que la otra persona tiene que estar conectada para mantener la conversación. Es otra forma de comunicarte dentro de la interfaz.

Buscador

En esta sección se realiza la búsqueda de correos a través de palabras clave, direcciones o títulos. Es una herramienta muy valiosa para la localización de información.

Otras apps

Aquí se puede acceder al resto de aplicaciones de Google: procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, mapas, nube, entre otras.

Otras cuentas de correo

Si tienes alguna otra cuenta de correo, se puede acceder a través de este apartado. De manera instantánea se pueden revisar las cuentas de correo que estén registradas en Gmail.

Google Calendar

A través de este icono puedes abrir el calendario y revisar las actividades agendadas. Asimismo, puedes crear eventos y tareas pendientes. Es una herramienta esencial para administrar tu agenda.

Notas

También cuentas con una aplicación para notas, por si es necesario tener apuntes sobre algún tema. Una herramienta que te permite tener ideas frescas a mano.

Según las estadísticas que publica periódicamente el portal de datos e indicadores de negocio Statista, el número de usuarios activos de Gmail durante junio de 2012 a octubre de 2018 alcanzó la cifra de 1.500 millones.