Recomendaciones

Crear mensaje nuevo

Antes de ponerte a redactar tu correo, debes tener en cuenta una serie de recomendaciones que te ayudarán a escribir tu mensaje. Son las siguientes:

• Piensa si realmente es necesario escribir un correo o si es algo que se puede solucionar con una llamada.
• Identifica las prioridades que quieres expresar en el mensaje.
• Sintetiza y escribe lo que es importante. Evita, siempre que se pueda, explicar los "antecedentes" pues casi siempre provocan que la persona deje de leer.
•  Si lo que necesitas es que la persona destinataria haga algo en concreto, indícalo al inicio del mensaje y no dejes para el final esa "llamada a la acción". Si bien debes iniciar con un saludo y alguna pequeña introducción, no dejes para el final tu intención principal.
• Evita escribir correos con mensajes muy cortos o insustanciales: por ejemplo, para confirmar que se ha recibido un mensaje no responder solo con un "ok".
• Ten cuidado a la hora de sumar personas a un correo cuando se envía información sensible, como datos personales que no deben compartirse por respeto a la privacidad de otras personas.
• No te precipites y lee siempre el correo antes de enviarlo, no lleva más de dos minutos y puede que te libre de algún problema por culpa de las prisas.
• Si un correo debe llevar anexos (un archivo, una foto, un documento, etc.) asegúrate de añadirlo antes de enviar el mensaje. Es un error habitual mandar correos y olvidar incluir el documento adjunto.

Reflexiona…

Es importante identificar qué canal digital se va a utilizar, en función de lo que se quiera comunicar. Por ejemplo, escribir un mensaje de correo electrónico implica más formalidad que escribir un mensaje de WhatsApp.

¡Pues ya está! Ahora sí. Ya tenemos nuestra cuenta de correo electrónico y sabemos todo lo necesario para escribir un correo.

Firma del correo electrónico

Ya tenemos cuenta de correo, ahora vamos a personalizarla con la firma. Incluir una firma al final de cada correo electrónico que envíes es una práctica muy recomendable pues ayuda a distinguirte y refuerza tu identidad digital.

Incluir una firma en el correo aumenta las probabilidades de que respondan a la comunicación, ya que brinda seriedad y confianza.

Gestionar correo electrónico

En el trabajo, una buena gestión del correo electrónico ayuda a planificar mejor la jornada laboral. Saber diferenciar los correos importantes de los que son secundarios, nos ahorra tiempo y nos permite centrarnos en nuestras tareas.

Pedro, el artesano, es totalmente consciente de que la gestión del correo electrónico de su negocio es parte de su trabajo. ¡Quién se lo hubiera dicho hace algunos años! Al fin y al cabo, se dedicaba a la, a elaborar productos artesanales únicos y a venderlos en su barrio de siempre. Ahora lo necesitan para gestionar proveedores, solicitar información, recibir y enviar facturas... restauración para un millón de tareas más que antes hacían de manera muy distinta.

Cualquier persona debe contar con la habilidad de gestionar el correo electrónico y considerarlo como parte de sus actividades inherentes a su puesto de trabajo. Es una tarea que ayuda a planificar el trabajo diario.

Procura que gestionar el correo electrónico no te lleve demasiado tiempo en un día y haz uso de las aplicaciones que muchos programas de correo electrónico llevan integradas para organizar la información que recibes y envías de una manera más eficiente y sencilla.

Algunos consejos

En el caso de que ya tengas una cuenta de correo y la utilices habitualmente, puede ser que la gestión de tus correos se vuelva una tarea complicada. En ocasiones, tenemos un gran volumen de mensajes en nuestra bandeja de entrada o no sabemos muy bien qué hacer con cada uno de ellos (guardarlos, borrarlos, reenviarlos...).

A continuación, te damos algunos consejos para que evitar y minimizar estos problemas:

• Descartar

Revisa en tu correo los mensajes que tienes y piensa si todos son necesarios o puedes eliminar algunos. Borra aquellos correos que no son de interés y no te aportan nada en lo laboral o personal.

Por ejemplo, Pedro debería conservar los correos que le indiquen qué procedimiento seguir para poner un puesto en una feria.

• Delegar

Identifica aquellos correos que no te corresponden o que implican a otras personas de tu trabajo. Recuerda: no es necesario que todo lo realice una misma persona.

En el caso de Pedro, le puede reenviar a su compañero Javier los mensajes con las facturas de sus proveedores, ya que ahora mismo es quién lleva esa parte del negocio.

• Desinscribir

Entre toda la información que recibes en el correo se pueden encontrar notificaciones de eventos, ofertas, boletines y un sinfín de correos de propaganda. Igual que con tu correo postal.

También encontrarás los mensajes de las listas de correo (emails grupales que envían las empresas bajo petición) a las que estés suscrito. Puedes darte de baja de algunas listas de correos.

La empresa emisora puede tardar unos días en darte de baja de sus boletines, pero por ley está obligada a dejar de enviarte información. Se considera que alrededor del 40% del correo que nos llega es correo no deseado, también conocido como spam.

Por ejemplo, al solicitar información a un ayuntamiento, Pedro recibe mensualmente las noticias de otro ayuntamiento y no le interesan. Ha solicitado por correo que le desinscriban para no recibir más información.

El término spam se utiliza desde 1978 para designar mensajes molestos o repetitivos que no están específicamente dirigidos a una persona concreta y que no son deseados.

Según las estadísticas que publica periódicamente el portal de datos e indicadores de negocio Statista, durante los años del 2014 a 2019 hubo más de 5.500 millones de cuentas de correo electrónico activas en todo el mundo.