Presentaciones online

Concepto

A continuación, descubrirás todo lo que tiene que ver con este nuevo tipo de comunicación tan característico de nuestros tiempos. Las herramientas de videoconferencia se han hecho muy populares y nos han permitido continuar con muchas actividades desde nuestros hogares

Las presentaciones online requieren de una herramienta de videoconferencia y de un contenido digital creado. Estas presentaciones se dan en tiempo real y pueden usarse para cualquier necesidad de comunicación, ya sea para uso personal (con familia, amistades o de organización de actividades escolares, vecinales, comunitarias, etc.) o en un ámbito laboral.

Con la evolución de las comunicaciones se han simplificado los requerimientos técnicos y así se han implantado muchas aplicaciones que permiten comunicaciones grupales online en tiempo real, por lo que las presentaciones online han pasado a llamarse videoconferencias.

Las videoconferencias permiten la comunicación con audio y vídeo a través de internet, independientemente de su localización. Se pueden realizar reuniones con el apoyo de recursos como documentos de texto, gráficos, imágenes, etc., y brindan grandes beneficios, como el trabajo colaborativo y la integración entre grupos de trabajo o estudio.

La videoconferencia permite transmitir y recibir información visual y sonora entre puntos o zonas diferentes en tiempo real, facilitando la comunicación y evitando parte del coste económico y de tiempo que implica el traslado físico de las personas.

Roles y permisos

En la mayoría de las herramientas para hacer videoconferencias, los roles vienen predeterminados de forma automática.

Las herramientas de videoconferencia ofrecen la opción de asignar roles, a las personas asistentes a una presentación online. Los roles determinan las acciones que puede realizar cada una de estas personas.

Aunque existen diferentes nomenclaturas para estos roles, podemos resumirlos en tres:

ADMINISTRADOR O ANFITRIÓN

Este rol corresponde a la persona que convoca la videoconferencia, y la que tiene todos los permisos para administrar la reunión. Es decir, el anfitrión puede seleccionar opciones y realizar acciones que el resto de los participantes no tiene.

COANFITRIÓN O MODERADOR

El rol de coanfitrión o moderador suele compartir la mayoría de los controles propios del rol anfitrión, lo que permite a este centrarse en el aspecto administrativo de la reunión.

USUARIO O ASISTENTE

Los usuarios o asistentes son el resto de las personas asistentes a la videoconferencia, y no tienen privilegios.

Permisos

Dependiendo del rol que se ejerza en una reunión, las personas podrán interactuar con unas funciones u otras. Esto es lo que se conoce como permisos y, con ellos, las personas responsables de la videoconferencia tienen el control sobre algunas de las acciones que el resto de usuarios y usuarias pueden realizar.

A continuación, se muestran las acciones que pueden hacer los distintos roles participantes en una reunión por Zoom, y las que pueden realizar con Teams:

Silenciar y reactivar el audio

A veces ocurre que, durante la participación en una reunión, todos empiezan a hablar al mismo tiempo y es difícil entender algo. En este caso, el administrador o anfitrión puede silenciar a otra persona momentáneamente.

Es importante silenciar el micrófono cuando no estás participando, para evitar este tipo de situaciones tan incómodas. También debes evitar ruidos molestos, como carraspeos, tos o respiración fuerte, ya que pueden resultar molestos y dificultar la comunicación.

Para activar o desactivar el audio tan solo hay que hacer clic en el icono del micrófono y apagarlo o encenderlo según sea necesario.

Compartir pantalla

Una videoconferencia será más productiva e interactiva si permite compartir notas, esquemas o presentaciones mientras se hace una exposición.

A veces, durante una presentación digital, puede ser de gran utilidad compartir nuestra pantalla, con el resto de las personas asistentes, para mostrar algún tipo de documento o recurso que sirva de apoyo a lo que estamos narrando. 

La mayoría de las herramientas de videoconferencia permiten esta opción. Suele estar situada en la parte inferior de la pantalla y tiene un diseño similar.

Dependiendo de la herramienta que estés utilizando, para dejar de compartir pantalla tendrás que pulsar sobre el botón indicativo de "detener la compartición" o volver a pulsar sobre el elemento "compartir pantalla". Independientemente de su rol, todas las personas tienen la posibilidad de compartir su pantalla con el resto de los asistentes a una presentación, tanto desde ordenadores de sobremesa, como con tabletas y móviles.

Chat y comentarios

La posibilidad de acceso a una herramienta de mensajería instantánea, dentro de los programas para hacer videoconferencias, otorgan a los usuarios y usuarias un canal de comunicación extra. Esto puede ser muy útil en aquellas ocasiones en las que una persona tiene dificultades con el audio de su equipo.

Además, es un excelente canal para compartir información, ya que se pueden incluir enlaces a páginas webs, e incluso algunas permiten adjuntar documentos.

Por lo general, el rol de anfitrión es el único que puede gestionar las opciones de un chat, y algunas de las acciones que puede realizar durante una presentación, son:

• Controlar qué personas pueden acceder al chat durante la presentación.
• Definir qué acciones se pueden realizar en el chat, como quién puede chatear con quién, o quién puede iniciar una conversación.
• Desactivar el chat para una, varias, o todas las personas asistentes a la presentación.

Estas funcionalidades son muy útiles a la hora de gestionar aquellos chats en los que participa un gran número de personas, ya que ayudan a evitar "ruido" e interrupciones innecesarias. 

Como dinamizar una reunión

"Engagement" es un término original del inglés que se usa para determinar el compromiso con alguien o algo. En las comunicaciones, el compromiso se adquiere conectando con el público desde el primer momento.

Estos son algunos trucos que pueden ser útiles para dinamizar tu videoconferencia:

Antes de iniciar

Al convocar una reunión, debes informar del objetivo de esta a las personas que van a asistir. Así, cada participante habrá tenido oportunidad de pensar en ello y podrá realizar aportaciones valiosas.

Llegar en primer lugar

Si organizas una reunión debes llegar en primer lugar y conectarte antes de la hora de la reunión.

La bienvenida

Como anfitriona, la persona que organiza la videoconferencia irá dando la bienvenida a cada participante.

Comprueba si hay vida al otro lado

Becky Pluth, autora del libro Webinars with Wow Factor, afirma que una persona que asiste a una reunión online presta atención de forma continua durante un tiempo medio de cuatro minutos. Por eso, es necesario que cada cuatro minutos se plantee alguna pregunta abierta para generar debate.

Haz que los demás participen

Plantea retos, cuestiones; genera debate; introduce rondas de preguntas. En resumen, haz que participen.

Domina la aplicación

Hay que dominar la herramienta antes del evento. Deberás entrar, probar las distintas opciones y llegar a conocer bien su funcionamiento para evitar parones técnicos.