Características

Cualquier fallo de seguridad implica una intromisión. Y esta intromisión, tanto si se realiza para ver documentos como si se lleva a cabo para acceder a carpetas digitales, suele propiciarse por descuidos de seguridad.

La información debe ser custodiada en todo momento tanto en los dispositivos externos como los que utilizamos en Internet. Mantener el orden y confidencialidad de aquellos documentos sensibles y emplear contraseñas sólidas ayudan asegurar la calidad de nuestras conexiones.

Carpetas y documentos

De la misma forma que se debe cuidar la entrada a los espacios de trabajo de personal no autorizado, también han de cuidarse los accesos que se dan a los documentos y a las carpetas en línea. 

Hay momentos en los que hace falta consultar información de otras áreas, pero esa información puede ser usada solamente durante el tiempo necesario. Por desgracia, en muchas ocasiones ese acceso a carpetas compartidas no siempre se llega a cerrar.

Con ello, se crean vías adicionales para la consulta de datos sensibles. Una de las acciones que se debe cuidar, por tanto, es la de mantener esos accesos digitales solo durante el tiempo rigurosamente necesario.

Compartir archivos temporalmente en Google Drive

Con una cuenta de pago de Google Suites se puede compartir un archivo en Drive y fijar una fecha de caducidad de acceso para establecer un plazo máximo en que la persona con la que se ha compartido podrá seguir utilizándolo. Ahora con una cuenta estándar de Google esta operación no es posible realizar.

Para quienes tienen este tipo de cuenta es necesario dirigirse al apartado "Compartir" del archivo compartido y presionar la flecha que aparece junto al nombre de la usuaria o el usuario.

Allí aparecerá la opción "Dar acceso temporal", desde la cual se podrá establecer la fecha en que caducará el acceso. Si la persona tenía un rol de edición, automáticamente perderá estos permisos, pero podrá continuar visualizando y comentando el archivo.

Recuerda...

Las carpetas y los documentos compartidos han de gestionarse con cuidado para evitar brechas de seguridad con los datos

Discos duros en línea

Tener un disco duro permite compartir recursos fuera de la nube, manteniendo la seguridad de los datos siempre y cuando se tomen las medidas necesarias.

Emplear un disco duro es una opción muy extendida cuando se debe trabajar con documentos de gran volumen o material multimedia. Es importante destacar que existen discos duros externos en los que puedes almacenar tu información y trasladarla personalmente y otros que están almacenados en internet donde puedes gestionar los datos en línea.

Estas unidades virtuales funcionan de manera similar a los dispositivos físicos y no es necesario llevarlos contigo todo el tiempo. Puedes almacenar o descargar información desde cualquier ordenador y solo necesitas conexión a internet. El uso de este tipo de dispositivos te ayuda a eliminar el riesgo de pérdida y deterioro de grandes archivos.

Cuando utilizas un disco duro externo es muy importante tener en cuenta las medidas básicas de seguridad y proteger este dispositivo con las acciones que sean necesarias.

A continuación, revisa alguna de ellas.

1. Cifrado del disco

Es muy recomendable que el disco duro esté cifrado. Cifrar el disco es un proceso muy sencillo que permite establecer una clave para acceder al contenido del disco, siendo imposible hacerlo sin ella.

Obviamente, hay que tener en cuenta todas las recomendaciones sobre las contraseñas, ya que es importante que cumpla con las diferentes medidas de seguridad.

2. Actualización

Se debe mantener actualizado el programa que da acceso al disco, ya que las actualizaciones siempre implementan mejoras de seguridad que son importantes para mantener a salvo los datos.

3. Escaneado del disco

Utilizar un programa para escanear el disco duro buscando problemas de seguridad es una acción importante para evitar que cualquier programa malicioso pueda comprometer la seguridad de los datos.

4. Desconexión

Durante el tiempo en que la conexión al disco duro no vaya a ser usada, es recomendable desactivar el acceso, particularmente si se está realizando a través de Internet. Obviamente, las intranets son más seguras para acceder a datos, pero en la actualidad suele ser bastante común que, para mejorar la operatividad, se puede acceder a estas informaciones utilizando Internet.

En este caso concreto, y aunque se cumpla con todos los protocolos de seguridad, es muy conveniente que eliminemos cualquier conexión no imprescindible para minimizar los riesgos.

Plataformas y espacios digitales

Los datos han de tener establecidos unos privilegios que reduzcan su acceso a un pequeño número de personas.

Es conveniente que, dentro de las plataformas y los espacios digitales, se establezcan restricciones para diversas secciones de datos. Esto no quiere decir que usuarios y usuarias no puedan acceder a ellos, pero sí que será necesario solicitar el privilegio a quien administra el sistema para conseguir un pase temporal. Este pase, que conviene monitorear si se trata de datos restringidos, deberá caducar de forma programada.

Recuerda...

Es importante que dentro de las plataformas de trabajo también se restrinja el movimiento de la información.

Es inevitable que, al trabajar con grandes sistemas de datos, se produzcan errores. Quienes lo gestionan son seres humanos y es normal que, en algún momento, se dejen datos en carpetas donde no deben estar. El problema es que esos errores pueden traer responsabilidades serias, de forma que, entendiendo que se pueden cometer, también debemos poner todo nuestro empeño en intentar que esto no ocurra.

Es necesario conocer y seguir los protocolos de trabajo establecidos por la empresa para las plataformas digitales y minimizar la posibilidad de cometer errores.