Adaptarse al cambio

Claves frente al cambio según "John Kotter"

"En las empresas el liderazgo, cada vez más, no proviene de una sola persona; tiene que venir de muchas personas." John P. Kotter, profesor de Harvard y escritor.

Las empresas han de adaptarse a continuos cambios que influyen en su visión estratégica y afectan a sus empleadas y empleados. En este contexto surgen teorías, como los 8 pasos de Kotter, que ayudan a identificar cómo gestionar esos cambios organizacionales de manera efectiva.

Los 8 pasos de Kotter:

- Paso 1

Crear un sentido de urgencia para motivar el cambio. Para que un cambio se produzca, todas las trabajadoras y trabajadores tienen que implicarse. Para ello es necesario:

1. Identificar potenciales amenazas y desarrollar escenarios que muestren lo que podría suceder en el futuro.
2. Examinar oportunidades que deben ser o podrían ser explotadas.
3. Iniciar debates honestos y dar razones convincentes para hacer a la gente pensar y hablar.
4. Solicitar apoyos para reforzar sus argumentos.

- Paso 2

Construir un equipo que te ayude a gestionar el cambio. Para liderar el cambio hay que buscar alianzas, formar una coalición o equipo de personas influyentes, que pueda funcionar como equipo. Para ello es necesario:

1. Identificar a las personas líderes de la empresa, independientemente de su cargo.
2. Pedirles un compromiso emocional.
3. Trabajar en equipo en la construcción del cambio.
4. Identificar áreas débiles dentro del equipo y asegurarse de que tienes una buena mezcla de personas que representan todos los aspectos de tu empresa.

- Paso 3

Crear una visión del cambio. Al empezar a pensar en un cambio habrá muchas grandes ideas y propuestas dando vueltas. Ordenar y vincular esos conceptos con una visión general para que se entienda y recuerde fácilmente ayudará a los equipos a sumarse al cambio. Para ello es necesario:

1. Determinar que valores son fundamentales para el cambio.
2. Elaborar un breve resumen que capture la idea de futuro de la organización.
3. Crear una estrategia para ejecutar esa visión.
4. Asegurarse de que el equipo puede describir la visión en menos de cinco minutos.
5. Practicar su "su declaración de la visión" a menudo.

- Paso 4

Reclutar al mayor número de personas. Para reclutar al mayor número de personas, hay que comunicar la visión del cambio de forma clara y convencer para que las personas acepten la estrategia. Para ello es necesario:

1. Hablar a menudo de la visión de cambio.
2. Responder abierta y honestamente a las preocupaciones y ansiedades de la gente.
3. Aplicar la visión en todos los aspectos operativos, desde el entrenamiento hasta la evaluación del desempeño.
4. Predicar con el ejemplo.

- Paso 5

Eliminar barreras. Poner en marcha la estructura para el cambio y comprobar constantemente las barreras que existen. La eliminación de obstáculos puede potenciar a las personas para ejecutar la visión y avanzar en el cambio. Para ello es necesario:

1. Identificar personas nuevas que sean líderes cuya función principal sea producir el cambio.

2. Analizar la estructura orgánica, puestos y sistemas de recompensas para asegurarse de que están en consonancia con su visión.
3. Reconocer y recompensar a la gente que trabaja para el cambio.
4. Identificar a las personas que se resisten al cambio y ayudarles a reconocer que lo necesitan.
5. Adoptar medidas para eliminar las barreras (humanas o no).

- Paso 6

Presentar los éxitos a corto plazo. Nada motiva más que el éxito. Es importante crear metas a corto plazo hasta logar el objetivo a largo plazo. Cada "victoria" de corto plazo puede ser muy motivadora para todo el personal. Para ello es necesario:

1. Buscar objetivos a corto plazo.
2. Elegir metas viables. Quien lidera debe tener en cuenta la inversión de esfuerzo del equipo, así como el presupuesto económico que implica.
3. Analizar los pros y contras de cada proyecto.

- Paso 7

Mantener el cambio hasta que sea una realidad. Kotter sostiene que muchos proyectos de cambio fallan porque se declara la victoria de forma muy temprana, pero esta victoria solo es el comienzo de lo que se necesita hacer para lograr los cambios a largo plazo. Para ello es necesario:

1. Después de cada victoria, analizar qué salió bien y qué se necesita mejorar.
2. Fijar nuevas metas para aprovechar el impulso que se ha logrado.
3. Trabajar sobre la idea de mejora continua.
4. Mantener ideas frescas sumando más agentes y líderes del cambio.

- Paso 8

Hacer que el cambio perdure en el tiempo. Una vez se ha completado el proceso de cambio hay que asegurarse de que perdura en el tiempo. Para ello es necesario:

1. Hablar de los avances cada vez que se dé la oportunidad.
2. Motivar contando historias de éxito sobre procesos de cambio.
3. Incluir los ideales y valores del cambio cada vez que se contrate y entrene a gente nueva.
4. Reconocer públicamente los principales miembros del equipo del cambio original y asegurarse de que toda la empresa tenga en cuenta su contribución al cambio.
5. Crear planes para incorporar nuevas personas líderes, de manera que faciliten la renovación del liderazgo. Esto ayudará a a mantener actualizado el legado.

Recomendaciones para el cambio:

Aumenta lo que funciona.
Comienza lo que impulsará tu desarrollo.
Reduce lo que dispersa tu energía.
Para lo que limita tu avance.

Las resistencias al cambio

La resistencia al cambio son todas aquellas situaciones en las cuales las personas se niegan a modificar ciertas rutinas profesionales, por inseguridad, miedo o dificultad ante lo nuevo.

 ¿Por qué ocurre esto exactamente?

• Los pensamientos condicionan las emociones y estas las acciones. A veces la emoción se siente primero, pudiendo dar lugar a pensamientos activadores de ansiedad y, por tanto, a conductas para evitar dicha ansiedad.
• Es importante identificar la emoción que se está sintiendo, esperar a que baje su intensidad y trabajar con la situación en un estado de calma.
• Todos los días se manejan los pensamientos y emociones con el fin de realizar acciones que nos permitan cumplir los objetivos.

Los pensamientos son las gafas para ver el mundo. Si domina lo irracional, el mundo resultante será irreal.

Salir de la zona de confort es uno de los motivos que genera pensamientos irracionales. La zona de confort es como una burbuja en la que nos sentimos a gusto, en la cual nos resguardamos para que todo continúe igual. Los cambios sustituyen a lo conocido por algo ambiguo que amenaza el statu quo conquistado y eso es lo que provoca la resistencia al cambio.

Las causas más comunes de la resistencia al cambio

• Inercia: los seres humanos buscamos la estabilidad.
• Incertidumbre del futuro.
• Ignorancia del propósito de cambio.
• No comprender el cambio.
• Presión en el grupo de trabajo.
• Actitud antagónica hacia la persona que incorpora el cambio.
• No haber participado en la formulación del cambio.
• El cambio llega en un momento personal inoportuno.

Causas de la resistencia al cambio en las empresas

Las causas por las que se produce resistencia dentro de las empresas son las siguientes:

Inercia estructural. Las empresas siguen una serie de mecanismos que favorecen la estabilidad. Cuando se produce un cambio en la organización, estos mecanismos asentados actúan de contrapeso para equilibrar la nueva situación.

Enfoque limitado del cambio. Las empresas están formadas por diferentes sistemas interrelacionados, y cuando se aplica un cambio a uno de ellos puede afectar a otro u otros. En el caso de que los cambios se ejecuten de manera limitada corren el riesgo de ser absorbidos por sistemas más grandes.

Amenaza a la habilidad. Al introducirse cambios en una organización se corre el riesgo que los trabajadores y trabajadoras sientan que sus habilidades están en peligro.

Amenaza a las relaciones de poder establecidas: Los cambios orientados a involucrar a los empleados y empleadas de menor categoría en la toma de decisiones, puede provocar que personas de mayor rango se sientan amenazadas.

Amenaza a las distribuciones de recursos establecidas: En la misma línea de lo anterior, las personas que poseen más recursos, pueden sentirse amenazadas de cara a futuras distribuciones de recursos.

Estrategias para romper la resistencia al cambio

- Sentido de pertenencia

La dirección de la empresa debe trabajar para generar el sentido de pertenencia a la misma como un equipo. La dirección debe reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa haciendo partícipes a sus equipos. Esto reducirá posibles resistencias, mejorará el desempeño y posibilitará el logro de los objetivos.

- Formación

Sin conocimientos profesionales suficientes para desarrollar su actividad, los equipos caen en la mediocridad y no llegan los resultados. Por el contrario, formar a las personas trabajadoras ayudará a mejorar sus competencias, autoestima y motivación, además de mantener actualizada a la empresa.

- Participación

La mejor forma de implicar al equipo es hacerlo partícipe del cambio.

- Negociación

Es importante negociar las diferencias y llegar a acuerdos relevantes.

- Comunicación

La comunicación debe ser fluida. Es recomendable que existan reuniones al menos semanales para comunicar avances, analizar cambios o comentar los problemas que puedan surgir.

- Feedback constante

El feedback es una aportación constructiva que puede ayudar a mejorar la eficacia y productividad partiendo de lo que hacemos bien o lo que podemos mejorar. A la hora de dar retroalimentación es necesario tener en cuenta:

.-Buscar el mejor momento y tomarse su tiempo.
.-Escoger el mejor canal. Sin duda, la mejor opción es persona a persona, tanto presencial como virtualmente.
.-El mensaje debe ser constructivo, ayudar a saber qué es necesario cambiar.
.-No suponer ni interpretar, contar con los hechos.
.-Algunas palabras deben evitarse, tales como "siempre" o "nunca".
.-Si hay problemas, no culpabilizar.

- Reconocimiento

El reconocimiento lleva agradecimiento y la gratitud contagia.
El reconocimiento genera confianza, es la clave de cualquier relación.
En una empresa positiva la confianza fluye en todas las direcciones.

En el II Congreso de Gestión del Cambio y Transformación Digital celebrado en Madrid se publicó un dato preocupante: el 70 % de los cambios en las organizaciones no llegan a implementarse. Son datos muy significativos y asombrosos, que hacen pensar en la cantidad de tiempo invertido por todos los profesionales implicados y en las cuantiosas inversiones económicas que nunca llegan a ver la luz. Por el contrario, el 30 % que vio la luz implicó crecimiento de las empresas, generación de empleo y mejor competitividad.

Cómo adaptarse al cambio

La adaptación al cambio es la capacidad para adaptarse a los cambios modificando tu propia conducta para alcanzar los objetivos superando las dificultades, ya sean del entorno exterior, de la propia organización, de la clientela o de los procesos productivos.

Formas de adaptabilidad

La capacidad de adaptación al cambio depende de tres factores:

- ADAPTABILIDAD COGNITIVA

Es la capacidad de utilizar diferentes estrategias de pensamiento y marcos mentales en la planificación, toma de decisiones y gestión del trabajo diario. Manejan múltiples escenarios simultáneamente.

Se manifiesta en un pensamiento ágil y divergente, el interés en desarrollar nuevos enfoques, la capacidad de ver y aprovechar nuevas conexiones y la propensión a trabajar bien en toda la organización.

- ADAPTABILIDAD EMOCIONAL

Es la capacidad de variar el propio enfoque para lidiar con las emociones propias y las de las demás personas. Quien no tiene este tipo de adaptabilidad desprecia las preocupaciones y emociones de otras personas y cierra las discusiones en falso.

- ADAPTABILIDAD DE DISPOSICIÓN

Es la capacidad de permanecer optimista y al mismo tiempo realista. Reconoces una mala situación, pero al mismo tiempo visualizarás un futuro mejor. Ni eres ciegamente "positivo" ni pesimista y derrotista. Se ve el cambio como una oportunidad, más que como una amenaza o un peligro.

Adaptabilidad

La adaptabilidad es la capacidad para responder rápidamente a los cambios, la innovación, la desestabilización, los cambios de la industria, etc.

Esta capacidad de ajuste o cambio hace que una persona trabajadora sea ágil y eso es importante porque la mayoría de las industrias y empresas están en algún estado de cambio.

¿Qué puedes hacer para mejorar la adaptabilidad personal al cambio?

Cambia la forma de pensar

El cambio puede ser una amenaza, pero también una oportunidad para mejorar, aprender y crecer. Trata de poner en práctica tu creatividad. Toma en consideración los pensamientos, opiniones y perspectivas diferentes de otras personas.
Truco: Olvida frases como "así es como siempre lo hemos hecho".

Oblígate a asumir riesgos

Comienza asumiendo riesgos bajos y auméntalos progresivamente.
Truco: Cambia el orden en el que se asumes las tareas en función de su dificultad y comprueba qué manera es más efectiva.

Anima a otras personas a abrir su mente

Crea una atmósfera más abierta y genera un ciclo positivo.
Truco: Cuando se comprueba que algo funciona, compártelo y anima a tu equipo a realizar también pequeños cambios.

Trata de aprender de todas las situaciones

Mantente al día sobre las nuevas tecnologías en tu sector, aprende a reducir gastos, mantén la eficiencia y la calidad, estudia cómo mejorar los procesos.

Truco: Si el trabajo se desarrolla en una oficina, busca tecnología que ayude a archivar en la nube con seguridad y generar un compromiso con la política medioambiental de no uso del papel.

Autoempatía para impulsar la flexibilidad

La autoempatía y la empatía son dos formas de entender las emociones cambiando el enfoque. La empatía se centra en los demás y la autoempatía en ti.

¿Alguna vez has tenido esa sensación de conectar con alguien desde el primer momento? Cuando conversas con alguien, ¿sientes que el tiempo vuela? ¿Te identificas más con unas personas que con otras? ¿Te gustas tal como eres? ¿Comunicas lo que sientes? Estas preguntas se relacionan con dos competencias interconectadas entre sí, pero que son diferentes: la empatía y la autoempatía.

La palabra empatía significa "emocionado". Se refiere a la intención de comprender los sentimientos y emociones tratando de experimentar lo que siente otra persona. En definitiva, ponerse en los zapatos de otra persona.

La autoempatía es estar presente contigo mismo, estableciendo una conexión y una mayor claridad sobre tus sentimientos y necesidades. La autoempatía es una forma muy importante de desarrollar y aumentar tus recursos internos

Características de la autoempatía

1. No significa reprimir las emociones, sino saber qué sentimos y expresarlo de forma adecuada.
2. Beneficia a las relaciones interpersonales, hace referencia a un estado psicológico en el que una persona se siente segura. De alguna manera, este concepto deriva en un patrón de comportamiento que seguimos para mantener un nivel de ansiedad neutral, que permite tener un rendimiento constante. Posibilita un mayor control de las situaciones y genera estados de ánimo más positivos.
3. Permite manejar las emociones adecuadamente, incluso los impulsos más conflictivos.
4. Es una competencia que puede entrenarse y así entender mejor tus respuestas emocionales ante distintas situaciones.
5. En ocasiones puede relacionarse con aspectos culturales. Por ejemplo, en ciertos países asiáticos el mostrar las emociones no está bien visto.
6. El objetivo de la autoempatía es aprender a entender tus sentimientos gracias a la observación emocional.

Las emociones básicas

Las emociones son estados internos caracterizados por pensamientos, sensaciones, reacciones fisiológicas y conducta expresiva, que surgen de modo repentino y parecen difíciles de controlar.

A continuación, descubrirás las ocho emociones básicas.

Existen tres tipos de respuesta ante una emoción.

Respuesta pasiva: Las personas que responden de forma pasiva no expresan sus sentimientos y/o pensamientos o se expresan de manera ineficaz, negativa e inadecuada (excusas, sin confianza, con temor). La opinión de los demás es más importante.

Respuesta agresiva: Se expresan sentimientos, pensamientos e ideas sin respetar a las demás personas, emitiendo conductas agresivas directas (insultos, agresión física) o indirectas (comentarios o bromas sarcásticas, ridiculizaciones). Solo importan los propios derechos y puntos de vista.

Respuesta asertiva-activa: Defienden sus derechos personales, respetando los derechos del resto. Se expresan directamente sentimientos, ideas y opiniones sin amenazar, castigar o manipular a otras personas.

¿Cómo responder de forma asertiva ante los cambios?

Responder de forma asertiva nos permite expresar lo que sentimos o pensamos de la manera y momento adecuados, y teniendo en consideración los derechos de las demás personas. Para poder responder asertivamente es necesario trabajar nuestra autoconfianza pero... ¿Cómo lo hago?

1. Tolerancia a la frustración Supone la capacidad de autocontrol para resistir, soportar e influenciar las situaciones problemáticas o de crisis sin dejarse llevar por estados emocionales intensos.

2. Control de impulsos Habilidad para resistir o posponer un impulso, energía o tentación de actuar. La aceptación y control de los impulsos predispone a una conducta más responsable y serena.

3. Flexibilidad Corresponde a la habilidad de adaptación y ajuste de las propias emociones, pensamientos y conducta a diferentes situaciones y condiciones cambiantes, no predecibles y/o no familiares.

Estrategias para entrenar la autoempatía y la flexibilidad

Ante un proceso de cambio, las emociones intentarán dominarte, por lo que hay que entrenar su autocontrol. Dicho control no significa apartarlas y convertirse en un sujeto pasivo, sino todo lo contrario: se debe flexibilizar el YO, aprender a responder sin perder nuestra esencia, comunicando nuestras emociones.

La técnica del semáforo

Esta técnica consiste en imaginarse un semáforo y su funcionamiento. Mentalmente, se asocian las luces con las emociones y la conducta.

Luz roja. ALTO, tranquilízate y piensa antes de actuar.

Luz amarilla. PIENSA soluciones o alternativas y sus consecuencias.

Luz Verde. ADELANTE, expresa tus sentimientos y actúa en consecuencia.

La técnica de suma y resta

Es una técnica de autoayuda en aquellas situaciones que nos alteran. Simplemente necesitas la app de notas del móvil o un lápiz y un papel, y se basa en crear una tabla comparativa para listar los distintos pensamientos que surgen.

La técnica de los propósitos

Sirve para trabajar la autoempatía y la flexibilidad a través de la estrategia de los propósitos. Después de hacer un análisis de las situaciones incómodas, que generan malestar o que no permiten expresarse, se establece una conexión a través de la creación de una serie de propósito de mejora.