El cambio

Concepto

Con el concepto de cambio nos referimos a un proceso orientado a la mejora continua que permite a las personas adaptarse y responder de forma rápida y eficaz en situaciones de crisis.

Se trata de un proceso de aprendizaje, entendido como la adopción de nuevas formas de hacer las cosas, teniendo el cuenta el análisis del contexto.

Gestionar el cambio de forma óptima y percibirlo como un proceso que tanto personas como organizaciones deben integrar en su día a día es clave para mantener la competitividad.

La transformación digital

La transformación digital es la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, generando cambios tanto en su forma de operar y brindar valor a su clientela, como en la creación de un cambio cultural dentro de la organización.

La transformación digital implica que las organizaciones tengan que seguir el ritmo a las nuevas demandas que van surgiendo, permitiéndoles mejorar su competitividad en un entorno económico cambiante y a medida que evoluciona la tecnología.

La tecnología es una de las bases de la transformación digital. Existen diversas herramientas digitales y procesos clave que una organización debe tener para afrontar la transformación:

• Computación en la nube

Trabajar en la nube otorga a las empresas un acceso más rápido al software que necesitan, nuevas funcionalidades y actualizaciones, almacenamiento de datos. Además, les permite ser más ágiles y rápidos a la hora de dar respuesta a las demandas del mercado.

• Tecnología de la información

Permite a una empresa dirigir sus esfuerzos en buscar nuevas oportunidades hacia soluciones personalizadas que respalden sus requisitos y los procesos que la diferencian en el mercado.

• Las plataformas multidispositivo

Permiten que el trabajo se realice desde cualquier dispositivo, donde sea y cuando sea.

• Machine learning y las tecnologías de inteligencia artificial

Brindan a las organizaciones conocimientos para tomar decisiones más precisas sobre ventas, marketing, desarrollo de productos y otras áreas.

La transformación digital es la clave en la actualidad para promover el cambio en las organizaciones

Curva del cambio

"Si cambias el modo en que miras las cosas, las cosas que miras cambian".

Como ya hemos visto, los procesos de cambio nunca son fáciles. Para pasar de una situación "a", a una situación "b", es necesario atravesar una serie de etapas a modo de proceso de aclimatación al nuevo contexto.

La curva del cambio es el modelo que nos permite representar las cuatro etapas que las personas atraviesan a la hora de completar un proceso de transformación. Es muy útil para gestionar el cambio en la vida profesional y personal, al igual que en las organizaciones.

El modelo se basa en los estudios de la psiquiatra Elisabeth Kübler-Ross y está compuesto por las cuatro etapas que atraviesan la mayoría de las personas al enfrentarse a un cambio en su vida, especialmente cuando es percibido como negativo: negación, resistencia, exploración y aceptación

1. Negación

La primera reacción ante un cambio es la de sorpresa y rechazo, ya que cambia esa parte del mundo que ya conocemos, y se pierde el control de la situación. Esta es la fase de shock o negación.

2. Resistencia

A medida que el cambio se va haciendo efectivo, pueden aparecer reticencias en forma de miedo, enfado, quejas, etc.
Esta es la fase de resistencia. Esta resistencia puede mostrarse de forma activa (mediante protestas, por ejemplo) o pasiva (dejar de hacer tareas).

3. Exploración

En la fase de exploración, el personal de la organización comienza a centrarse en la nueva situación y va dejando atrás la forma anterior de trabajar.

En esta fase, realmente se explora lo que el cambio representa y se estudia su utilidad.

4. Aceptación

Cuando las personas acogen y aceptan el cambio y modifican su forma de trabajar, se llega a la fase de aceptación. Solo en esta fase se despliega realmente todo el potencial y se ven los beneficios que conlleva.

Adaptarse al cambio

Las personas que se adaptan al cambio comparten una serie de rasgos comunes.

1. Gusto por la experimentación

Te gusta probar nuevos métodos y herramientas de trabajo.

2. Buscan mejorar el sistema

Si el sistema de trabajo falla buscas cómo mejorarlo, no a la persona que falló.

3. Proyección hacia el futuro

Piensas que tu situación actual puede cambiar y decides seguir preparándote.

4. Proponen soluciones

Propones soluciones cuando llegan las dificultades, dejando las quejas a un lado.

5. Percepción de oportunidades, no de crisis

Cuando aparece un problema piensas que es una nueva oportunidad que se te presenta.

6. Espíritu de equipo

Cuando logras un acierto no quieres ser la única persona protagonista. Lo compartes y se lo agradeces a todas las personas involucradas.

7. Curiosidad y análisis

Tienes interés en saber cómo y por qué funcionan las cosas, analizando si pueden ser de utilidad en tu contexto laboral.

8. Perciben el trabajo y las organizaciones como sistemas

Entiendes que el funcionamiento de tu organización no depende solo de las aportaciones de una persona principal, sino del trabajo conjunto de todas las que trabajan en la empresa.

9. Mente abierta

Aceptas fácilmente las opiniones contrarias a las tuyas y las integras si suponen una mejora, modificando así tu idea inicial.

10. Actualización constante

Te gusta estar a la última en temas relacionados con tu trabajo.

Resumen

Si tu personalidad coincide con la mayoría de estas 10 premisas está claro que eres una persona que acepta el cambio y estás preparada o preparado para ver en él un área de nuevas oportunidades.

El motor del cambio en cualquier organización o empresa son las trabajadoras y trabajadores, por eso es importante conocer cómo responden ante nuevas situaciones.

¿Agente o detractor del cambio?

Existe una resistencia natural que dificultan los procesos de cambio.

En el contexto empresarial hay personas que obstaculizan cada fase del proceso de cambio, cuestionando cada planteamiento que surge. Sin embargo, hay quienes impulsan la organización por nuevos caminos y suponen un gran apoyo ante los nuevos retos, motivando y movilizando al resto, asumiendo el liderazgo y disfrutando del propio proceso.

Cuando una empresa plantea un cambio, la actitud ante el mismo varía entre quienes lo rechazan y quienes lo posibilitan, es decir, entre personas detractoras y agentes del cambio. Esto se debe a la personalidad de quienes se implican y guarda relación directa con el tipo de cambio a implementar, su situación en la empresa, su situación personal, etc.

El psicólogo Marston publicó en 1928 "Emotions of Normal People", que se traduce como "Las emociones de la gente normal". En su obra explicaba que, dependiendo de su personalidad, los seres humanos tienen dos tipos de reacciones básicas: proactiva y reactiva, y se dan tanto en ambientes favorables como desfavorables.

• Personas reactivas

o Muestran una postura de evitación.
o Se desbordan emocionalmente ante situaciones externas adveras.
o Creen que de su bienestar o malestar interno depende de si su entorno está bien o mal.
o Perciben los cambios como amenazas y, por tanto, acaban saboteándolos.
o Tienden a quejarse verbalmente pero no ejecutan ninguna acción al respecto.
o Están inmersas en sus preocupaciones y no buscan posibles soluciones.
o Tienen tendencia a ser pesimistas.
o Les falta iniciativa.
o Tienden a culpar a las demás personas.

• Personas proactivas

o Muestran una postura de acercamiento.
o Son positivas, evitan el victimismo.
o Son creativas y usan su creatividad para elaborar alternativas.
o Tienen objetivos claros y generan acciones para lograrlos.
o Toman decisiones y se anticipan a los problemas, no permitiendo que se alarguen en el tiempo.
o Son asertivas, comunican a su entorno de forma adecuada qué sienten, opinan y necesitan.
o Tienen iniciativa.
o Son constantes y consiguen resultados tangibles, dado que siempre están orientadas a los objetivos.
o Tienen autoconfianza. Tienen claras cuáles son sus fortalezas y sus debilidades, y confían en su capacidad para superar las situaciones adversas.

Tipos de cambio en las organizaciones

Existen diferentes cambios que pueden darse lugar en una organización, dependiendo de su profundidad:

• Cambios de crecimiento. En este tipo de cambios, las empresas hacen una proyección de futuro, a escala más grande, basándose en su situación actual. No se modifica la actividad, se amplía, implicando el crecimiento de la organización.

• Cambios de transición. Son los cambios que se producen cuando el entorno exterior está sometido a cambios importantes. La organización necesita modificar su estructura interna, pero lo hace con la cultura que ya posee. No se modifican los paradigmas básicos.

• Cambios de transformación. Estos cambios plantean una nueva estructura basada en conceptos distintos. Son cambios profundos, de calado, que tienen objetivos a largo plazo y que afectan a toda la organización en su conjunto.

La proactividad implica que la persona toma activamente el control y decide qué hacer en cada momento, anticipándose a los acontecimientos, pero... ¿Cómo puedes ser tú mismo una persona más proactiva?

• Paso 1

Concreta tus objetivos para no perder nunca el rumbo.

• Paso 2

Identifica las circunstancias actuales que te están impidiendo lograr los objetivos marcados.

• Paso 3

Identifica qué situaciones se encuentran en tu área de influencia. Así podrás reducir riesgos y mejorar resultados.

• Paso 4

Céntrate solo en las áreas en las que puedes influir, eso sí, sin perder de vista el objetivo marcado. Busca nuevas oportunidades con una visión constante en el corto y largo plazo.

Tipos de agente de cambio

Los agentes de cambio pueden ser de diversos tipos según las estrategias y los métodos de implementación del cambio elegidos por la empresa.

Agentes de cambio enfocados a la tecnología

Laura es compañera de trabajo de Susana en KP24h y forma parte del departamento de informática. Durante el confinamiento de la primavera de 2020, fue ella quien propuso la dirección de la empresa crear un sistema teletrabajo con el fin de no detener la actividad laboral, a la vez que se garantizaba la seguridad del equipo.

Para ello, Laura y su equipo se encargaron de crear una serie de propuestas en relación con las herramientas y equipos tecnológicos más adecuados para que el resto de sus compañeros y compañeras pudieran desarrollar sus tareas de forma efectiva y desde sus casas.

Los agentes de cambio enfocados a la tecnología provocan modificaciones en la forma en que trabajamos, ateniendo a los métodos y herramientas tecnológicas utilizadas.

Agentes del cambio enfocados a las personas

Iker es el responsable de recursos humanos de KP24h. Cuando se incorporó a la empresa, hace ya casi un año, fue informado de que durante la pandemia había habido un aumento de los casos de estrés y depresión en las personas de la empresa.

En una reunión con la dirección, Iker tuvo la iniciativa de presentar un plan de información sobre salud mental, al igual que una serie de actividades enfocadas al autoconocimiento y la meditación, destinada a sus compañeros y compañeras de trabajo.

Los agentes de cambio enfocados a las personas muestran preocupación por la motivación de las otras personas, incluidos el absentismo y la calidad del trabajo realizado.

Agentes del cambio enfocados a la transformación

Marta trabaja en el equipo de sistemas de KP24h y, tras la implementación del teletrabajo, se dio cuenta de que la falta de contacto directo estaba afectando a la comunicación con la clientela. Pero no solo eso, sino que también estaba afectando a las relaciones entre los departamentos de la empresa y afectando gravemente a la consecución de los objetivos.

Para revertir la situación, Marta expuso a la dirección la necesidad de centrarse en el desarrollo de los procesos de manera más detallada.

Aunque el detonante del proceso de cambio fue la necesidad de mejorar las relaciones, se trata de un cambio de transformación, ya que está orientado a generar cambios que afectan a la organización en general.

Un agente de cambio enfocado a la transformación suele cambiar la cultura empresarial, modificando la estructura de la organización para mejorar la eficiencia y la seguridad y que esto impacte positivamente en la producción.

Agentes del cambio externos

A veces, las empresas deciden que, para implementar cambios, es interesante contratar a organizaciones o profesionales de manera externa. Al tratarse de personas externas que no conocen la historia ni la cultura del equipo, tienen la capacidad de ofrecer una perspectiva nueva.

Este es el caso de Juana, una consultora externa de ciberseguridad, que colabora activamente con KP24h. Tras la aceptación y normalización del teletrabajo por parte de la dirección de la empresa, Juana considera necesario incorporar a la empresa la figura del hacker informático, con el fin de buscar fallos y mejorar sus sistemas informáticos.

Los agentes externos trabajan para cambiar los sistemas desde fuera, pero necesitarán de las trabajadoras y trabajadores para conocer la realidad de la organización en el día a día.