Herramientas de teletrabajo

Herramientas

Es fundamental disponer de las medidas de seguridad necesarias para facilitar un teletrabajo efectivo, por lo que las empresas deben garantizar la integridad de la información personal y profesional de sus trabajadoras y trabajadores.

Todas las herramientas para el teletrabajo son útiles si mejoran la comunicación y operatividad de los procesos.

El aumento en el uso de dispositivos móviles, el número de personas que trabajan a distancia y los proyectos basados en tecnología ha provocado un crecimiento en el número de herramientas y aplicaciones destinadas a la gestión de trabajo remoto.

Decidir las más adecuadas para los equipos de trabajo es un desafío para las empresas y saber manejarlas un nuevo reto para las trabajadoras y trabajadores.

En este gráfico se muestran algunas de las herramientas digitales más utilizadas en trabajo a distancia.

Slack: una potente herramienta de comunicación

Slack es una aplicación de mensajería colaborativa que permite chatear uno a uno, y en grupo, a través de canales similares a los conocidos grupos de WhatsApp.

Características de Slack

Conectividad: Slack hace que sea muy sencillo contactar con el equipo de trabajo. Permite el envío de mensajes a cualquier persona de dentro o fuera de tu organización del mismo modo que se realizaría presencialmente. Se trabaja en canales que reúnen a las personas y la información adecuada.

Flexibilidad: Cuando el trabajo se organiza en canales, independientemente de la ubicación, zona horaria o función, se puede acceder a la información en el momento que se necesite. Favorece la participación sin necesidad de sincronizar espacios o agendar actividades.
Inclusividad: Facilita la comunicación a aquellas personas con dificultades, creando espacios virtualmente accesibles.

Ventajas de uso de Slack

La herramienta ayuda a crear un espacio de trabajo digital donde se hace más eficiente la comunicación e intercambio de tareas. Slack tiene muchas ventajas, entre ellas:

Permite llamadas

Es posible hacer llamadas de audio y vídeo con el uso compartido de la pantalla de tu equipo.

No se pierde información

Una vez que se inicia sesión, después de un descanso, puedes ponerte al día con todas las conversaciones. Marcará con una línea cuáles son los mensajes no leídos.

Permite el acceso a hilos específicos de conversaciones, a todas las menciones y reacciones, marcando en negrita lo que no se ha leído.

Integra GIF

Permite integraciones con servicios de GIF, enlaces en expansión con imágenes destacadas o incrustaciones de plataformas como Spotify / YouTube. Slack permite cambiar el uso del correo electrónico en canales específicos para la gestión del trabajo en equipo.

Google Drive: herramienta de colaboración

Google Drive es una herramienta que permite almacenar archivos en internet.

Google pone a disposición de cada cuenta de correo de Gmail un servicio de almacenamiento en su nube de manera gratuita llamada Google Drive.

En Google Drive puedes guardar fotografías, vídeos, dibujos, archivos de texto y muchos otros formatos de documentos. También permite compartir archivos y trabajar de forma colaborativa en ellos.

Ventajas de Google Drive

• Estés donde estés se puede acceder a Google Drive, bastará con iniciar la sesión y, por supuesto, tener conexión a internet.

• Con la herramienta de "colaborar en un archivo" tanto quien crea el documento como las personas que hayan sido invitadas a colaborar con permisos de edición, pueden realizar cambios.

Si te han invitado a colaborar en la creación de un archivo, también podrás revisar todos los cambios realizados por otras personas colaboradoras.

• Si por cualquier circunstancia se pierde o extravía el equipo (ordenador, teléfono móvil, tablet, etc.), no habrá peligro de pérdida de la información gracias a la seguridad de tener todo archivado en la nube. Además, se hacen copias de seguridad constantemente. Por otro lado, si se cambia de equipo, el Drive es el mismo, no sufre ningún cambio.

• Se puede acceder a Google Drive desde el portal web, por lo que no es preciso descargar una APP. Algo tan simple como acceder al correo y listo, ya se visualizan los iconos a la aplicación.

• Es una herramienta muy intuitiva, no son necesarios grandes conocimientos de informática para poder navegar y trabajar con ella.

• 15 GB de almacenamiento gratuitos, para que puedas colgar archivos en la nube. Es una capacidad adecuada para un uso básico, que puede resultar insuficiente si se guardan archivos de mucho tamaño, especialmente vídeos y fotos.

• Recuerda además que Google Drive se integra a la perfección con documentos, hojas de cálculo y presentaciones, aplicaciones nativas basadas en la nube para colaborar de manera efectiva en tiempo real.

Desventajas de Google Drive

• Para mantener todos los criterios de seguridad es necesario cerrar la sesión cuando se termine de utilizar, ya que si no cualquier persona que utilice el equipo podría entrar en la cuenta que se ha estado utilizando.

• Para poder usar Google Drive será necesario poseer una cuenta de correo en Gmail.

• Los usuarios y usuarias que formen parte de los "documentos colaborativos" podrán borrar los archivos sin tener que pedir ningún tipo de permiso a quien ha creado el archivo. Un riesgo importante, ya que las pérdidas de documentos no son recuperables

• Como todas las herramientas que están "en la nube" solo son accesibles mediante la conexión a internet, y si se produce un fallo de conexión no se puede utilizar.

Evernote: consigue más con mejores notas

Evernote es una aplicación gratuita que puede ser utilizada para diversas tareas como, por ejemplo: tomar notas diariamente, gestionar un archivo digital, tener un sistema de gestión de proyectos o tareas, guardar ideas, etc.

Todo lo que se hace en Evernote queda sincronizado y guardado en la nube, lo que asegura que, pase lo que pase, no se extraviará la información.

Conoce los usos más populares de Evernote

Tomar notas

Evernote es la aplicación más utilizada para tomar notas. Puedes crear hasta 100 000 notas en una sola cuenta. Estas pueden ser de texto, audio, vídeo o archivos de cualquier formato (PDF, Excel, PowerPoint, etc.).

Cuenta con la peculiaridad de poder crear notas con varias etiquetas y organizarlas en cuadernos o libretas.

Además, si ya se tienen varias libretas temáticas parecidas, se pueden apilar en “stack” (pilas), que es como una especie de biblioteca temática donde se guardan las libretas.

Bandeja de entrada universal

Al abrir una cuenta en Evernote, el sistema crea de manera automática una cuenta de correo con el dominio @m.evernote.com. Esto permitirá reenviar correos o cualquier tipo de contenido directamente a la aplicación.

Sistema de referencias para investigación

Si realizas investigaciones y quieres tomar notas, o simplemente tienes una buena idea para un proyecto que no quieres perder, incluso si necesitas guardar una página web y su URL, esta es la aplicación idónea.

Escanear documentos

Se pueden escanear documentos importantes y guardarlos en la nube desde cualquier ubicación. Evernote tiene OCR (Optical Character Recognition) o reconocimiento óptico de caracteres. Permite reconocer como texto editable cualquier texto escaneado o pdf.

Esto la convierte en una herramienta muy interesante para escanear documentos.

¿Sabías qué…?

La función de búsqueda de Evernote podrá localizar todos los documentos de un modo bastante rápido. Además, las notas se pueden etiquetar y organizar en libretas. Evernote es una de las aplicaciones mejor valoradas, especialmente por su conexión a Google Calendar, que facilita poner fechas a cada tarea.

Evernote es una aplicación similar a OneNote. Puedes elegir OneNote para integrar tus notas en archivos de Office 365 o bien elegir Evernote por su sincronización con Google Calendar o por la lectura de documentos con OCR.