Basecamp

Concepto

Ha llegado el momento de revisar una herramienta que te puede ayudar en la gestión de tus proyectos profesionales, como es Basecamp. Aunque existen muchas otras para el mismo fin, esta es de las más intuitivas para iniciarse en su uso.

Ten en cuenta que esta herramienta está en inglés, por lo que deberás conocer la terminología básica para sacarle el máximo partido a la herramienta.

Basecamp sirve para coordinar proyectos. Permite publicar mensajes en hilos, marcar logros o hitos de manera rápida y asignar tareas. Además, es una herramienta muy fácil de utilizar.

La gestión de proyectos con Basecamp

CONTROL DE PROYECTOS

Como todas las herramientas de gestión de proyectos existentes, Basecamp se basa en incluir en un único espacio todas aquellas herramientas y utilidades necesarias para el desarrollo de un proyecto o actividad.

Gracias a ello se puede tener un proyecto mucho más controlado y con una gestión mucho más organizada, alcanzando una gran productividad y eficacia por parte de todos los componentes del equipo.

PRIMER NIVEL

En un primer nivel se podrán estructurar los distintos equipos bajo el mando de quien los crea y los distintos proyectos que se están desarrollando.

SEGUNDO NIVEL

En un siguiente nivel, cuando se accede a los proyectos en sí, se tiene acceso a los distintos bloques de contenido, donde se encuentra toda la información perteneciente a ese mismo proyecto (hilos de conversación, documentos, agenda, lista de tareas, etc.).

Al aunar comunicaciones, información y documentación en un mismo espacio, se impiden pérdidas de tiempo en reuniones innecesarias, envíos de archivos y tiempo malgastado pendiente de e-mails que a veces no llegan. Con esta herramienta se asegura el control absoluto de un proyecto.

A la hora de crear proyectos, a cada una de las tarjetas se les pueden asignar distintos integrantes del equipo del proyecto y crear listas de tareas para que se puedan realizar en función de una fecha límite de entrega.

Son funciones de Basecamp:

• Permitir la comunicación con un cliente.
• Compartir documentos.
• Asignar responsabilidades.
• Crear un calendario.
• Controlar el avance de los procesos.

Funciones de basecamp

A continuación, se explican las distintas funciones de Basecamp, divididas en cuatro grupos primordiales.

1. Coordinación y gestión de proyectos

Permite la opción de crear un calendario de trabajo, incluyendo tareas específicas. Estas tareas podrán ser divididas por procesos o por equipos.

Cuenta con la opción adicional de asignar a cada persona miembro del equipo tareas y responsabilidades, configurando incluso una fecha de entrega y una alarma o recordatorio que avisará de la cercanía de la fecha de entrega.

2. Canal de comunicaciones

Cuenta con la capacidad de generar mensajes a modo de hilos de conversación, pudiendo compartir también archivos en las propias conversaciones.

Además, cuando se publica una consulta o petición, esta herramienta envía una notificación por mail y las personas que forman parte del proyecto podrán contestar directamente desde el correo sin necesidad de entrar en la plataforma para saber si hay novedades.

3. Registro de documentos y requerimientos

Toda la documentación, peticiones o conversaciones quedarán almacenados en la plataforma, ya que, al estar almacenados, podrán generarse los avisos, solicitudes de entrega, etc.

4. Control de horas

Un factor importante para la gestión interna es el seguimiento de trabajo de cada miembro del equipo. Esta herramienta facilita este seguimiento del trabajo, así como el conteo de las horas realizadas.

Cuenta también con la opción de incorporar clientes, proveedores o incluso colaboradores externos y contabilizar también su trabajo.

Recuerda

Basecamp es una herramienta que permite la simplificación de los métodos de trabajo y favorece la circulación fluida de información entre las personas usuarias.

¿Sabías qué…?

Se pueden crear y añadir espacios de trabajo para los miembros del equipo que tienen diversos roles dentro de la empresa y necesitan estar en constante contacto entre sí.