La colaboración en tiempo real es una de las características más destacadas de Hojas de cálculo de Google. Permite que varias personas trabajen en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo, viendo los cambios de los demás en directo.
Cómo trabajar varias personas en la misma hoja al mismo tiempo: Una vez que has compartido una hoja de cálculo con otras personas con acceso de editor (como se explicó en el punto anterior), la colaboración en tiempo real es automática.
Indicadores de presencia: Cuando alguien más está editando la hoja, verás su nombre o un avatar pequeño en la esquina superior derecha, junto al botón "Compartir". También podrás ver un cursor de color con su nombre en la celda que está editando.
Cambios en tiempo real: Los cambios que realiza cada usuario se guardan automáticamente y se muestran en la pantalla de los demás en tiempo real. No es necesario guardar manualmente ni enviar versiones del archivo.
Edición simultánea: Varios usuarios pueden editar diferentes celdas al mismo tiempo sin que haya conflictos. Si dos usuarios intentan editar la misma celda al mismo tiempo, el último cambio en guardarse será el que se conserve. Sin embargo, esto es poco común y la interfaz suele gestionar bien estas situaciones.
Ver los cambios realizados por otros usuarios: Gracias al historial de revisiones, puedes ver quién ha realizado cada cambio en la hoja de cálculo y cuándo:
Ve a "Archivo" > "Historial de versiones" > "Ver historial de versiones".
Se abrirá un panel lateral derecho que muestra las diferentes versiones del archivo, ordenadas por fecha y hora.
Haz clic en una versión anterior para ver cómo era la hoja de cálculo en ese momento.
Puedes incluso restaurar una versión anterior si lo necesitas.
Comentarios y sugerencias: Además de la edición directa, Hojas de cálculo de Google ofrece la posibilidad de dejar comentarios y sugerencias:
Añadir un comentario: Selecciona la celda donde quieres añadir un comentario.
Haz clic derecho y selecciona "Comentar" (o utiliza el atajo de teclado Ctrl + Alt + M en Windows o Cmd + Option + M en Mac).
Escribe tu comentario en el cuadro que aparece.
Haz clic en "Comentar".
Responder a un comentario: Si alguien ha dejado un comentario, puedes responderle haciendo clic en el botón "Responder" debajo del comentario.
Resolver un comentario: Una vez que se ha resuelto un tema o se ha realizado una acción en base a un comentario, puedes marcarlo como "Resuelto" haciendo clic en el botón "Resolver" en el comentario. Esto oculta el comentario de la vista principal, pero se mantiene en el historial.
Mencionar a personas en comentarios: Puedes mencionar a personas específicas en los comentarios utilizando el símbolo @ seguido de su dirección de correo electrónico. La persona mencionada recibirá una notificación por correo electrónico.
Consejos para una colaboración efectiva:
Comunicación: Aunque la colaboración en tiempo real es muy útil, una buena comunicación entre los colaboradores es fundamental. Utiliza el chat integrado de Google Workspace (si lo tienes disponible) o cualquier otro medio de comunicación para coordinar el trabajo y evitar confusiones.
Convenciones: Establecer algunas convenciones básicas, como el uso de colores para indicar diferentes tipos de información o el uso de comentarios para dejar sugerencias, puede mejorar la organización y la claridad.
Uso del historial de revisiones: Familiarízate con el historial de revisiones para poder rastrear los cambios y revertir errores si es necesario.
La colaboración en tiempo real en Hojas de cálculo de Google facilita enormemente el trabajo en equipo, permitiendo que varios usuarios contribuyan al mismo documento de forma simultánea y eficiente.