Compartir es una de las características más potentes de Hojas de cálculo de Google, permitiendo la colaboración en tiempo real con otras personas.
Diferentes niveles de acceso (lector, comentador, editor): Al compartir una hoja de cálculo, puedes controlar el nivel de acceso que tendrán las personas con las que la compartes:
Lector: Las personas con acceso de lector solo pueden ver la hoja de cálculo. No pueden realizar cambios ni dejar comentarios. Este nivel es útil para compartir información que no debe ser modificada.
Comentador: Las personas con acceso de comentador pueden ver la hoja de cálculo y dejar comentarios en las celdas. No pueden modificar directamente el contenido. Este nivel es útil para solicitar feedback o revisiones.
Editor: Las personas con acceso de editor pueden ver, modificar y dejar comentarios en la hoja de cálculo. Este nivel es útil para la colaboración en tiempo real y el trabajo en equipo.
Compartir con personas específicas o generar un enlace para compartir: Existen dos formas principales de compartir una hoja de cálculo:
Compartir con personas específicas:
Abre la hoja de cálculo que quieres compartir.
Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha (un botón verde con un icono de una persona).
Se abrirá una ventana. En el campo "Añadir personas y grupos", escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir la hoja.
A la derecha de cada dirección de correo electrónico, selecciona el nivel de acceso que quieres otorgar (Lector, Comentador o Editor).
Opcionalmente, puedes añadir un mensaje para notificar a las personas que has compartido la hoja.
Haz clic en "Enviar".
Generar un enlace para compartir:
Abre la hoja de cálculo que quieres compartir.
Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha.
En la parte inferior de la ventana que se abre, verás una sección que dice "Obtener enlace".
Haz clic en "Cambiar a cualquier persona con el enlace".
Se generará un enlace que puedes copiar y compartir con cualquier persona.
Junto al enlace, puedes seleccionar el nivel de acceso que tendrán las personas que accedan a través del enlace (Lector, Comentador o Editor). Es importante tener precaución al compartir enlaces con acceso de editor, ya que cualquier persona con el enlace podrá modificar la hoja.
Copia el enlace y compártelo como desees (por correo electrónico, mensaje, etc.).
Consideraciones importantes al compartir:
Privacidad: Ten cuidado al compartir información sensible. Asegúrate de otorgar solo el nivel de acceso necesario a cada persona.
Enlaces públicos: Si compartes un enlace con acceso de editor con cualquier persona que tenga el enlace, cualquier persona en internet podría modificar tu hoja. Utiliza esta opción con precaución y solo si es necesario.
Propietario: El propietario de la hoja de cálculo tiene control total sobre ella, incluyendo la capacidad de cambiar los niveles de acceso y dejar de compartirla.
Historial de revisiones: Hojas de cálculo de Google guarda un historial de revisiones, lo que te permite ver quién ha realizado cambios y restaurar versiones anteriores de la hoja.
Ejemplos prácticos:
Compartir un presupuesto familiar con tu pareja con acceso de editor.
Compartir un informe de ventas con tu jefe con acceso de lector.
Compartir una encuesta con un grupo de personas generando un enlace con acceso de comentador.
Comprender las opciones de compartir y los niveles de acceso te permitirá colaborar de forma segura y eficiente con otras personas en Hojas de cálculo de Google.